0371-133.753 office@debonaire.ro

Feedback-ul este un instrument folosit permanent, indiferent de domeniu, atât în viaţa personală, cât și în viaţa profesională. Conform Dex Feedback – Retroacțiune care se manifestă la nivelul a diferite sisteme (biologice, tehnice etc.) în scopul menţinerii stabilităţii şi echilibrului lor faţă de influenţe exterioare, retroacțiune inversă, conexiune inversă, cauzalitate inelară, lanţ cauzal închis.” Cu alte cuvinte și pe scurt, feedback-ul este o reacție cu scopul menținerii echilibrului.

Mai mult, pentru ca acesta să nu se transforme într-un bumerang ce se poate întoarce împotriva noastră, trebuie să înțelegem mai întâi care este scopul feedback-ului. Acesta este un răspuns la o anumită situație, dar nu trebuie să fie o reacție la ceea ce a declanșat cauza, ci doar la efect. Răspunsul pe care îl oferim ca feedback nu trebuie să lezeze cealaltă persoană, ci doar să transmită că doar comportamentul deranjează, nu persoana. Mai simplu spus, feedback-ul trebuie să fie o reacție la un comportament, la o situație, nu la persoana în sine. Și în nici un caz, feedback-ul nu este un sfat, o critică sau o laudă.

Importanța feedback-ului

Cele mai constructive și mai productive echipe sunt cele în care oamenii comunică eficient și primesc feedback permanent. Orice angajat își dorește să știe cum performează și cum este văzută munca prestată de el de către șefi, clienți sau colegi. Astfel, din nou, comunicarea organizațională este foarte importantă atunci când vrei să menții un echilibru în echipă.

Atmosfera la locul de muncă este foarte importantă, iar un feedback constructiv și eficient poate fi elementul cheie pentru motivarea angajaților. În plus, spre deosebire de team building-uri, prime sau beneficii, este un mod lipsit de costuri, perfect pentru a-ți loializa angajații, dacă știi cum să transmiți eficient mesajul tău.

Cine oferă cui feedback

Feedback-ul, ca element al procesului de comunicare, este asemenea unei străzi cu două sensuri, nu trebuie să respecte ierarhia, el fiind esențial atât pentru comunicarea verticală (ascendentă / descendentă, șef – subaltern), cât și pentru cea orizontală, între colegi. Este important să cerem și să oferim feedback colegilor, superiorilor și subordonaților, astfel încât să ne asigurăm că informațiile au fost receptate și înțelese corect.

Nu este suficient doar să oferi feedback constructiv. Primirea feedback-ului de la angajați, poate fi la fel de valoroasă pentru manageri, care astfel pot obține informații importante și își pot consolida performanța ca lideri.

Tipuri de feedback

Folosit într-un mod corect și profesionist, feedback-ul își atinge scopul pentru care este oferit, și anume, conduce la schimbarea sau întărirea comportamentelor celorlalți, la generarea de atitudini eficiente și sporește efectele comunicării.

  • Feedback evaluativ – Acest feedback nu generează cele mai bune rezultate, de multe ori, fiind interpretat, mai ales atunci când este negativ, ca răutate sau atac la persoană. Un feedback evaluativ este eficient numai în cazurile în care este pozitiv. În schimb, un feedback negativ nu va duce, decât în cazuri rare, la schimbarea comportamentului. În plus nu va fi un factor de stabilitate și echilibru, așa cum ar trebui să fie în teorie.
  • Feedback prescriptiv – Acest tip de feedback nu oferă o informație precisă, nu comunică clar ce a făcut persoana evaluată, ci, mai degrabă, ce ar trebui să facă, fiind, astfel, lipsit de consistență. Pentru că sună mai mult ca un sfat, persoana care primește un astfel de feedback va reacționa defensiv, gândind că este ușor să vorbești, dar mai greu este să acționezi.
  • Feedback descriptiv – Este singurul feedback care corespunde 100% definiției. Acest feedback oferit corect, este bine intenționat, poate fi aplicat, este realist și chiar aduce îmbunătățiri. Deoarece reduce reacția defensivă din partea subiectului, acest tip de feedback produce rezultate remarcabile. Feedback-ul descriptiv este eficient pentru că nu emite judecăți de valoare, pentru că este specific, pentru că este bine țintit și pentru că, de cele mai multe ori, este solicitat.

Caracteristicile unui feedback constructiv

Feedback-ul este foarte important în funcționarea unei organizații, însă există o linie foarte fină de demarcație între feedback-ul evaluativ sau prescriptiv și cel cu adevărat constructiv. Puterea feedback-ului vine chiar din faptul că acesta poate redresa un comportament neadecvat sau menține o stare bună. Un feedback este constructiv dacă face referire la acțiune și nimic altceva. Cel mai bine atunci când vrei să dai un feedback eficient este să descrii concret și cât mai complet o stare pe care ai experimentat-o când te-ai confruntat cu un anumit lucru, un anumit fel de comportament.

Un feedback corect transmis ar trebui să fie un factor de echilibru într-o organizație și el poate fi realizat urmând câteva reguli simple.

  • Conținutul feedback-ului – Un feedback constructiv este foarte specific și axat pe problema în sine și cum poate fi aceasta rezolvată, și nicidecum pe calitățile sau defectele subiectului. Un feedback constructiv se va concentra pe ceea ce poate fi observat obiectiv, nu pe speculații. Un feedback de efect va conține sfaturi despre cum poate fi îmbunătățită calitatea muncii.
  • Modul de transmitere al feedback-ului – Pentru ca un feedback să fie constructiv, acesta nu trebuie să provoace rezistență din partea subiectului și nici să rănească sentimentele celui care primește feedback. Încearcă să nu îi provoci persoanei din fața ta o stare de repulsie, nu îi atrage atenția și asupra celor mai mici detalii pe care le face greșit și nici nu îl lăsa cu impresia că eșuează.
  • Cadru potrivit – Întâlnirile individuale de feedback ar trebui să aibă loc în privat, pentru ca persoana căreia i se oferă feedbackul să nu se simtă expusă în mod inutil. Ideal, feedbackul se oferă față în față, de la egal la egal, fără nicio barieră între cei doi interlocutori. Discuția va fi astfel mai deschisă decât dacă acele recomandări se lansează din spatele unui impunător birou directorial.
  • Promptitudinea feedback-ului – Este greșit să aștepți până la o revizuire anuală sau chiar semi-anuală de performanță pentru a oferi un feedback angajaților. Acest lucru îi va frustra și va reduce impactul feedback-ului, promptitudinea fiind esențială.
  • Specificitatea feedback-ului – Numai așa va înțelege angajatul ce trebuie să schimbe în comportamentul sau atitudinea lui pentru a-și îmbunătăți performanțele. Explică-i „de ce“, dar mai ales „cum“. Așa vei transforma feedback-ul într-un comentariu relevant pentru angajații tăi.
  • Feedback-ul trebuie pus în perspectivă – Mai exact, angajatul trebuie să știe care sunt consecințele în cazul în care comportamentul lui nu se schimba. Atenție, tonul nu trebuie să fie amenințător.

Foarte important, o astfel de întâlnire nu se încheie fără o scurtă sesiune de întrebări între cel care oferă și cel care primește feedback-ul. Astfel, interlocutorii pot fi siguri că s-au făcut înțeleși și știu care sunt pașii următori pe care trebuie să-i întreprindă.

Cum poți da un feedback negativ

Dacă feedback-ul pozitiv se axează pe lucrurile bune pe care un angajat le face și pe comportamentul dezirabil într-o anumită situație, cu scopul de a le încuraja și pe viitor, feedbackul negativ trebuie să genereze schimbare și să modifice comportamentele care afectează productivitatea unui angajat. Nu trebuie însă, să conducă la frustrarea angajatului. Practic un feedback negativ ar trebui:

  • Să fie o un mesaj constructiv și să ajute angajatul să descopere în ce zonă are potențial.
  • Să stimuleze angajatul să facă ceea ce e necesar ca să obțină performanțe mai bune și să îl determine să treacă la acțiune.
  • Să fie întotdeauna oferit cu tact și însoțit de sfaturi bune. Dacă nu mă ajuți să descopăr ce am greșit și nu-mi explici ce pot face ca să nu se mai întâmple asta, cel mai probabil voi da greș și data viitoare când mă voi confrunta cu o situație similară.

În concluzie, feedback-ul oferă angajatului o percepție mai clară referitor la performanța să actuală și nivelul de performanță la care se așteaptă compania, ajutându-i să aibă sentimentul de utilitate și apreciere pentru valoarea muncii lor. Angajații au nevoie de feedback din partea angajatorului și cu cât mai multă atenție vei acorda acestui aspect, cu atât mai implicată va fi echipa ta. În plus, oferirea de feedback este o oportunitate de a spune lucrurilor pe nume și de a îmbunătăți relațiile de lucru.